소프트웨어 데모는 감탄을 자아내도록 만들어집니다. 깨끗한 데이터와 예외 없는 가장 좋은 경로만 보여 줍니다. 실제 업무는 그렇지 않습니다. 다음 다섯 가지 질문은 서명하기 전에 그 소프트웨어가 실제로 일하는 방식과 맞는지 알아보는 데 도움이 됩니다.
1. 어떤 업무를 단계별로 지원해야 하나요?
지금의 업무를 적어 보세요. 누가, 어떤 순서로, 어떤 예외와 함께 무엇을 하는지입니다. 그런 다음 공급사에 귀사의 업무를 까다로운 사례까지 포함해 제품에서 직접 시연해 달라고 요청하세요. 두 단계마다 우회 방법이나 옆에 둔 스프레드시트가 필요하다면, 데모가 아무리 좋아 보였어도 적합하지 않은 것입니다.
2. 계속 쓸 시스템과 어떻게 연결되나요?
새 소프트웨어가 모든 것을 대체하는 일은 드뭅니다. 다음을 물어보세요.
- API가 있나요? API로 무엇을 읽고 쓸 수 있나요?
- ERP, 회계, 이메일, 웹사이트용 기성 커넥터가 있나요?
- 연결은 누가 만들고 유지하며, 비용은 얼마인가요?
다른 시스템과 소통하지 못하는 도구는 데이터를 손으로 옮기는 새로운 일을 만들어 냅니다.
3. 데이터는 누구의 것이며, 가져 나올 수 있나요?
- 모든 데이터를 사용 가능한 형식으로 언제든 내보낼 수 있나요?
- 데이터는 어디에 저장되며, 귀사의 의무(예: 국내 개인정보 보호 규정)를 충족하나요?
- 비용 지불을 중단하면 데이터는 어떻게 되나요?
4. 3년간 실제 비용은 얼마인가요?
라이선스는 일부일 뿐입니다. 다음을 모두 합산하세요.
| 비용 | 확인할 것 |
|---|---|
| 라이선스 | 사용자별, 모듈별, 거래별 중 어느 쪽인가요? 규모가 커지면 가격은 어떻게 달라지나요? |
| 구축 | 설정, 데이터 이전, 연결 |
| 교육 | 누가 팀을 교육하며, 얼마나 걸리나요? |
| 변경 | 업무 방식이 바뀔 때 맞추는 데 드는 비용은 얼마인가요? |
| 내부 시간 | 자사 직원이 프로젝트에 쓰는 시간 |
5. 문제가 생기면 어떻게 되나요?
- 누구에게, 어떤 언어로 연락하며, 얼마나 빨리 답하나요?
- 업데이트는 어떻게 제공되며, 기존 설정이 깨질 수 있나요?
- 귀사의 환경을 아는 지정된 담당자가 있나요?
실제 사례로 시험하세요
실제 업무 한 건으로 시범 사용을 요청하세요. 지난주 주문이나 실제 고객 파일이면 됩니다. 매일 쓰게 될 사람들이 직접 써 보게 하세요. 그들의 반응이 어떤 기능 목록보다 많은 것을 알려 줍니다.
솔직한 답이 "맞는 제품이 없다"일 때도 있습니다. 그럴 때는 작은 맞춤 시스템이나, 이미 쓰는 도구를 둘러싼 자동화가 비용이 덜 듭니다. 업무에 대해 알려 주세요. 어느 쪽이 맞을지 말씀드리겠습니다.
