비용은 시스템 사이에 숨어 있습니다
대부분의 기업은 이미 CRM, ERP, 이메일, 메신저, 그리고 몇 개의 스프레드시트에 비용을 내고 있습니다. 각각은 잘 작동합니다. 비용은 그 사이의 틈에 있습니다. 누군가 주문 이메일을 읽고, ERP에 옮겨 적고, CRM에서 고객을 확인하고, 재고를 확인한 다음, 창고에 메시지를 보내고 고객에게 답장합니다.
이 단계 중 판단이 필요한 것은 없습니다. 하지만 모두 매일 누군가의 시간이 들고, 옮겨 적을 때마다 숫자가 틀릴 수 있습니다. AI 자동화가 잘하는 일이 바로 이것입니다.
여기 있는 컨테이너 하나하나는 움직이기 전에 여러 시스템과 여러 사람을 거친 주문입니다.
업무 흐름 하나의 가격을 매겨 보세요
도구를 이야기하기 전에 업무의 비용부터 계산하세요. 업무 흐름 하나를 골라 네 가지를 세어 보면 됩니다.
| 세는 항목 | 구하는 방법 | 예시 |
|---|---|---|
| 주당 소요 시간 | 일하는 사람들에게 묻거나, 일주일 동안 시간을 잽니다 | 2명 × 10시간 |
| 시간당 비용 | 급여와 간접비를 근무 시간으로 나눕니다 | ₩25,000 |
| 월 오류 건수 | 잘못된 주문, 누락된 업데이트, 재발송한 청구서 | 4 |
| 오류 1건의 비용 | 재작업, 환불, 놓친 고객 | ₩300,000 |
이 예시에서 업무 전달에 드는 비용은 20시간 × ₩25,000 × 52주로 연 ₩26,000,000이고, 여기에 오류 48건 × ₩300,000, 즉 ₩14,400,000이 더해집니다. 수치는 예시일 뿐이며 귀사의 수치는 다를 것입니다. 중요한 것은 누군가 무언가를 만들기 전에 모두가 동의하는 숫자를 갖는 것입니다.
자동화가 맡는 일과 사람에게 남는 일
업무 전달은 넘기세요
- 들어오는 주문, 요청, 문서를 읽고 세부 내용을 추출합니다.
- 이미 쓰는 시스템에서 고객, 가격, 재고, 납기를 조회합니다.
- CRM과 ERP의 기록을 만들고 업데이트합니다.
- 확인 메일, 알림, 상태 안내를 보냅니다.
- 빠진 답변을 챙기고 프로세스를 앞으로 진행합니다.
결정은 사람이 맡으세요
- 정해 둔 한도를 넘는 승인(예: ₩3,000,000을 넘는 주문).
- 결제, 환불, 계약, 불만.
- 평소와 다른 모든 건. 시스템이 표시하고 사람을 기다립니다.
좋은 자동화는 사람을 프로세스에서 빼는 것이 아닙니다. 옮겨 적는 일을 없애, 사람이 필요한 건에 시간을 쓰게 합니다.
우리 업무 흐름은 준비되어 있을까요?
좋은 신호
- 자주, 대량으로 발생합니다. 한 달에 두 번이 아니라 일주일에 수십 번입니다.
- 사람들이 같은 데이터를 시스템 사이에서 직접 옮깁니다.
- 디지털 데이터와 비교적 명확한 규칙으로 돌아갑니다.
- 실수가 비용이 크거나 곤란한 결과로 이어집니다.
- 몇 가지 예외를 빼면 대부분의 건이 스스로 돌아갈 수 있습니다.
아직 준비되지 않은 경우
- 데이터가 뒤죽박죽이거나 프로세스를 맡은 사람이 없습니다. 자동화는 그 혼란을 더 빨리 복제할 뿐입니다.
- 모든 건이 달라서 전문가의 판단이 필요합니다.
시작하기 전에 측정하세요
아직 수작업일 때 기준치를 적어 두세요. 소요 시간, 건당 비용, 오류, 고객이 답을 기다리는 시간, 팀이 하루에 처리하는 건수입니다. 그런 다음 무엇을 성공으로 볼지 합의하세요. 예를 들면 소요 시간을 절반으로 줄이거나 10분 안에 답변하는 것입니다. 기준치가 없으면 자동화가 비용을 회수했는지 아무도 말할 수 없습니다.
절감은 어디서 나오는가
- 시간을 되찾습니다. 옮겨 적는 데 쓰던 시간이 고객, 영업, 예외 처리로 돌아갑니다.
- 오류가 줄어듭니다. 데이터를 한 번만 입력하고 시스템과 대조하므로 다시 입력하지 않습니다.
- 답변이 빨라집니다. 주문이 다음 날 아침이 아니라 고객이 기다리는 동안 확정됩니다.
- 업무 전달을 위해 사람을 뽑지 않고도 성장합니다. 주문이 늘어도 데이터를 옮기는 사람이 자동으로 늘지는 않습니다.
이번 주에 할 수 있는 첫걸음
- 팀이 매주 반복하는 업무 흐름 세 가지를 적습니다.
- 각각이 거치는 시스템을 적습니다.
- 시간이 가장 많이 드는 하나의 비용을 위 표로 계산합니다.
- 기준치와 성공의 모습을 합의합니다.
- 그 업무 흐름 하나를 파일럿으로 시작합니다. 수치가 유지될 때만 넓혀 가세요.
어떤 업무 흐름부터 시작할지 다른 의견이 필요하시면 알려 주세요. 자동화할 가치가 있는지 솔직하게 말씀드리겠습니다.
